Manajemen Keorganisasian

Manajemen Keorganisasian dan Pembagian Anggota

Keorganisasian

Mengusahakan hubungan secara efektif antar orang-orang yang melahirkan kerjasama yang efisien sehingga dapatmenyelesaikan pekerjaan. Dengan kata lain, suatu tugas yang dikerjakan secara terorganisir seharusnya terselesaikan dengan lebih baik dan lebih cepat daripada tugas yang sama yang dikerjakan dengan tidak terorganisir.
Maka jika kita “berorganisasi” tetapi hasil kerja kita tidak lebih baik dan lebih cepat dibandingkan pekerjaan orang lain; maka dapat dikatakan kita belum bisa berorganisasi.
Management Organisasi
Merupakan ilmu yang sangat luas (diantaranya meliputi cara menjalankan organisasi, membangun sebuah tim, menetapkan anggaran belanja organisasi (AD/ART), merencanakan program kerja, mengalokasikan sumber daya, problem solving, effective planning, productive meeting, teknik kepanitiaan dll)

Teknik Kepanitiaan dalam sebuah Kegiatan

Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.
Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah :

1.  Munculnya ide/rencana kegiatan/program
2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
3. Persiapan kegiatan
4. Pelaksanaan kegiatan
5. Evaluasi

Membuat Suatu Ide / Gagasan

Salah satu cara membangun rencana kegiatan adalah sbb :

• Menentukan Tujuan (Visi)
• Menentukan Sasaran-sasaran Antara (Misi); dilakukan jika dirasa perlu
• Merencanakan kegiatan/aktivitas yang perlu dilakukan agar tujuan tercapai.Tetaplah berada pada bagian ini sampai anda mengetahui “Bagaimana cara anda mencapai tujuan anda. Kegiatan yang direncanakan hendaknya :
• Bervariasi, kreatif dan menarik (Karena manusia akan bosan dengan kegiatan yang monoton)
• Secara terencana melaksanakan kegiatan kolosal dan partisipatif (Untuk mengukuhkan peran dan eksistensi organisasi)
• Menentukan waktu pelaksanaan kegiatan/aktivitas tersebut.

Membuat Rapat Permulaan / Awal

Persiapan rapat :

• Menentukan waktu dan tempat rapat
• Memilih peserta dan mengundangnya

Perangkat-perangkat Rapat :

• Pimpinan Rapat Dengan tugas :
1. Membuka rapat
2. Menjelaskan tujuan rapat / masalah yang hendak dibahas
3. Memfasilitasi pembicaraan, merangsang kontribusi peserta, membatasi alur pembicaraan
4. Menyimpulkan dan menutup
• Notulen (Hal-hal yang perlu dicatat : waktu dan tanggal rapat, nama pimpinan rapat, presensi peserta rapat, agenda yang dibahas, hasil-hasil rapat, tanda tangan pengesahan)
• Agenda rapat
• Peralatan penunjang (misalnya papan tulis, spidol, buku dll.)

Agenda rapat awal (hal-hal umum yang biasanya dibahas) :

1. Penentuan deskripsi kegiatan umum yang belum terdefinisi

Pada program kerja mungkin masih ada deskripsi kegiatan yang belum terdefinisi (bentuk kegiatan, nama kegiatan, dll.)

2. Time Scheduling

Standard time schedule :

Aktivitas	Waktu	Waktu
A	I	II
B

3. Strukturisasi Organisasi

• Yang pertama kali dipilih biasanya adalah ketua
• Dalam struktur biasanya yang selalu ada adalah sekertaris dan bendahara (Wakil dapat diadakan sesuai dengan kebutuhan)
• Bidang-bidang yang ada disesuaikan dengan detail langkah yang perlu dilaksanakan (rujukan pada time schedule)
• Usahakan padat karya dan jangan ada yang terlalaikan

Sistem komanda (kontrol, evaluasi, disiplin) yang dapat dilakukan :

• Langsung kepada ketua
• Melalui koordinator
• Jika SDM kurang, maka dapat dilaksanakan fungsi yang merangkap

4. Job Description

Acuan job description dapat melalui time schedule yang telah ada.
Tujuan dari pendeskripsian tugas :

• Agar setiap panitia mengerti (detail) tugas-tugas yang harus diselesaikannya
• Agar tidak ada tumpang tindih tugas
• Agar tidak ada tugas yang terlalaikan
• Agar setiap panitia dapat mandiri bekerja (tanpa harus menunggu komando dari ketua)
• Agar setiap panitia dapat mengembangkan kreasinya (saat mereka mengetahui apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan)

5. Penentuan agenda lain yang baru dapat diselesaikan setelah ada struktur panitia (anggaran dana/ jenis kegitan yang dilakukan dsb.)

• Kegiatan pasca rapat
• Sosialisasi hasil rapat pada peserta yang berhalangan datang

Persiapan Kegiatan

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan rapat:

1. Melaksanakan time schedule dan job description

Setiap anggota dituntut untuk berinisiatif (tidak menunggu disuruh baru bekerja) dan kreatif (mengusahakan agar tugasnya dapat terselesaikan dengan optimal) dalam menyelesaikan tugas-tugasnya guna mencapai tujuan.

2. Membangun kekuatan keuangan

Dana merupakan masalah yang vital bagi tiap organisasi. Sumber pendanaan dapat diusahakan dari : sekolah/BP3, iuran/infaq anggota, donatur, usaha pencarian dana, sponsorship, kas organisasi dll.

3. Perlu adanya jalur informasi & komunikasi intern

Kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat bermanfaat)

4. Perlu adanya pengarsipan yang baik

Agar evaluasi dan monitoring serta pembelajaran bagi angkatan selanjutnya dapat berjalan dengan efisien.

5. Monitoring situasi

Ketua harus senantiasa memonitor/mengontrol situasi dan mengevaluasi persiapan kegitan melalui sistem komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal.

6. Kontrol, evaluasi dan disiplin

Akan sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal. Maka evaluasi berkala akan sangat bermanfaat untuk segera menyelesaikan masalah-masalah tersebut. Pemantauan ghirah (semangat) panitia juga sangat penting. Jikaghirah panitia menurun, maka harus segera diantisipasi.

7. Kebersamaan

Setiap panitia bertanggung jawab juga terhadap keberhasilan tugas panitia yang lain

Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa hal umum yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan kegiatan

1. Tekhnikal meeting

Point-point penting yang dibahas pada saat tekhnikal meeting adalah:

• Rundown acara
• Tanggung jawab setiap individu pada saat acara
• Plan A/ plan B (sebagai antisipasi apabila rencana belum berjalan seperti yang diinginkan)
• Pembangkitan semangat anggota

2. Evaluasi harian

Dilaksanakan apabila kegiatan lebih dari 1 hari, agar kegiatan dihari berikutnya tidak terjadi kesalahan yang sama.

Evaluasi

Inti yang dilakukan pada saat evaluasi

• Sempurnakan aktivitas-aktivitas yang bermanaat dan “berhasil”
• Kaji dan cari penyebab aktivitas-aktivitas yang “gagal”
• Temukan dan hilangkan aktivitas-aktivitas yang tidak bermanfaat
• efisienkan waktu kegiatan

Administrasi

adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

Difinisi Administrasi:

• Arthur Grager
  Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi
• George Terry
  Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
• Sondang P. SiagianAdministrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
• William Leffingwell dan Edwin RobinsonAdministrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.

Ciri-ciri Administrasi:

• Adanya kelompok manusia yang terdiri atas 2 orang atau lebih.
• Adanya kerja sama
• Adanya proses/usaha
• Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
• Adanya tujuan